Neue Regeln zur E-Rechnung

Das BMF konkretisiert die Pflicht zur E-Rechnung – Unternehmen müssen ihre Prozesse jetzt anpassen.

E-Rechnungspflicht: Klarheit durch neues BMF-Schreiben

Die E-Rechnung ist ab 2025 für B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmern verpflichtend. Mit dem aktuellen Schreiben des Bundesfinanzministeriums vom 15.10.2025 werden die Anforderungen weiter präzisiert: von technischen Formaten über die Behandlung von Gutschriften bis hin zu den Folgen von Formatfehlern. Für Unternehmen bedeutet das: Wer seine Systeme nicht rechtzeitig vorbereitet, riskiert steuerliche Nachteile. Unterstützung bietet die DATEV E-Rechnungsplattform, die den digitalen Rechnungsdatenaustausch komfortabel und rechtssicher gestaltet.

Neue Regeln zur E-Rechnungspflicht

Das Schreiben des Bundesfinanzministeriums (BMF-Schreiben) vom 15.10.2025 (Az. III C 2 – S-7287-a/00019/007/243) stellt Änderungen und Ergänzungen zum BMF-Schreiben vom 15.10. 2024 zur Einführung der obligatorischen E-Rechnung für B2B-Umsätze zwischen inländischen Unternehmern ab dem 01.01.2025 dar.

Diese Anpassungen präzisieren und erweitern die Anforderungen an die E-Rechnung und behandeln insbesondere die technischen Vorgaben sowie die Folgen von Formatfehlern.

Grundsätzliches zur Rechnungsstellung

Rechnungsstellungspflicht besteht?

Wenn ein Unternehmer eine Lieferung oder eine sonstige Leistung ausführt, ist er grundsätzlich berechtigt, eine Rechnung auszustellen. Eine Rechnung muss ausgestellt werden, wenn die Leistung nicht nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG steuerfrei ist und eine der folgenden Fallgruppen zutrifft:

• – Die Leistung wird an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen erbracht.
• – Die Leistung wird an eine juristische Person erbracht, auch wenn diese nicht Unternehmer ist.
• – Im Zusammenhang mit einem Grundstück wird eine steuerpflichtige Leistung (Werklieferung oder sonstige Leistung) an einen Empfänger erbracht, der nicht bereits unter die Punkte 1 oder 2 fällt.

Frist für die Ausstellung:

Eine Rechnung muss regelmäßig innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung ausgestellt werden. Bei Voraus- oder Anzahlungsrechnungen muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach Vereinnahmung des Entgelts oderTeilentgelts ausgestellt werden.

Verpflichtung zur E-Rechnung:

Bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern muss regelmäßig eine E-Rechnung verwendet werden.

Wer kann die Rechnung ausstellen?

Eine Rechnung kann ausgestellt werden:

• – Durch den leistenden Unternehmer selbst,
• – Durch einen beauftragten Dritten, der im Namen und für Rechnung des Unternehmers abrechnet (§ 14 Abs. 2 Satz 7 UStG),
• – Durch den Leistungsempfänger (Gutschrift gemäß § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG),

Änderungen und Ergänzungen im BMF-Schreiben vom 15.10.2025

1. Formatfehler und deren Auswirkungen

• Formatfehler:
  Eine E-Rechnung, die nicht den technischen Vorgaben des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG entspricht, wird nicht als gültige E-Rechnung anerkannt, sondern als sonstige Rechnung unter den Vorgaben des § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG behandelt. Formatfehler können vorliegen, wenn die Rechnung entweder nicht den zulässigen Syntaxen entspricht oder keine vollständige und richtige Datenextraktion ermöglicht.
• Technische Anforderungen:
  Die Datei muss einem strukturierten Format wie XRechnung oder ZUGFeRD entsprechen. Ein bloßes PDF reicht nicht aus, wenn es keine entsprechende XMLDatenstrukturenthält.

2. Verpflichtende E-Rechnung für Gutschriften und Rechnungen (§ 14 Abs. 2 Satz 5 UStG)

• Gültigkeit der E-Rechnungspflicht für Gutschriften:
  Die Regelungen zur verpflichtenden Verwendung von E-Rechnungen gelten nicht nur für die Rechnungsausstellung, sondern auch für Gutschriften gemäß § 14 Abs. 2 Satz 5 UStG. D. h., dass auch Gutschriften, die als Rechnungen behandelt werden, in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt werden müssen, um den Anforderungen des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG gerecht zu werden.

3. Kleinbetragsrechnungen, Kleinunternehmer und Fahrausweise

• Abweichende Regelungen:
  Rechnungen, deren Gesamtbetrag 250 Euro nicht übersteigt (Kleinbetragsrechnungen), Rechnungen von Kleinunternehmern sowie Fahrausweise, die für die Beförderung von Personen ausgestellt werden, können abweichend von der Verpflichtung in § 14 Abs. 2 Satz 2 Nummer 1, 2. Halbsatz UStG immer als sonstige Rechnung ausgestellt und übermittelt werden. Dies gilt gemäß den Regelungen in § 33 Satz 4, § 34 Abs. 1 Satz 2 und § 34a Satz 4 UStDV.

4. Validierung von E-Rechnungen

• Eine Validierung der E-Rechnung prüft, ob die Rechnung den technischen Anforderungen entspricht und korrekt formatiert ist. Diese Validierung unterstützt den Empfänger bei der Prüfung, ersetzt jedoch nicht die ihm obliegende Pflicht, die Rechnung auf Vollständigkeit und Richtigkeit zu überprüfen.Gemäß Abschnitt 15.2a Abs. 6 und 15.11 Abs. 3 UStAE bleibt es die Verantwortung des Empfängers, sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen (z. B. Steuersatz, Betrag, Leistungsbeschreibung) korrekt sind und die Rechnungen den erforderlichen steuerrechtlichen Vorgaben entsprechen.

5. Rechtliche Konsequenzen von Formatfehlern

• Keine steuerlichen Vorteile:
  Wird ein Formatfehler festgestellt, gilt die Rechnung als sonstige Rechnung unter den Vorgaben des § 14 Abs. 1 Satz 1 UStG und erfüllt nicht die Anforderungen des § 14 Abs. 1 Satz 6 UStG. Diese Rechnungen sind von den steuerlichen Erleichterungen der E-Rechnung (wie z. B. dem Vorsteuerabzug) ausgeschlossen.

6. Praktische Umsetzung

• Unternehmen sollten sicherstellen, dass ihre Rechnungsstellungssysteme und Archivierungslösungen die neuen technischen Anforderungen erfüllen. Dies kann durch die Implementierung einer geeigneten Validierungssoftware zur Prüfung der Rechnungen vor deren Versand erfolgen.

Fazit:

Die E-Rechnungspflicht ist ab 2025 Realität – und sie betrifft nicht nur klassische Rechnungen, sondern auch Gutschriften. Unternehmen sollten ihre Systeme frühzeitig prüfen und sicherstellen, dass technische Vorgaben wie XRechnung oder ZUGFeRD korrekt umgesetzt sind.

Als Kanzlei begleiten wir Sie bei der praktischen Umsetzung und stehen Ihnen bei Fragen zu Prozessen, Formaten und steuerlichen Konsequenzen zur Seite.

Weitere Informationen finden Sie beispielsweise bei der DATEV E-Rechnungsplattform (https://e-rechnungsplattform.datev.de/) oder direkt auf unserer Seite zur Digitalen Steuerkanzlei.

(Quelle u.a.: Mandantenrundschreiben Dezember 2025)

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