Steuerfreie Gutscheine für Arbeitnehmer richtig einsetzen

Steuerfreie Gutscheine für Mitarbeitende bleiben attraktiv – aber nur, wenn Arbeitgeber die strengen Vorgaben exakt einhalten.

Steuerfreie Gutscheine: Was Arbeitgeber beachten müssen

Gutscheine und Sachbezüge gehören zu den beliebtesten Extras in der Mitarbeiterbindung. Gleichzeitig sind sie eines der am strengsten geprüften Themen in Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen. Denn steuerfrei sind sie nur, wenn Arbeitgeber die gesetzlichen Vorgaben exakt erfüllen – und genau hier passieren in der Praxis die meisten Fehler.

Die Finanzverwaltung schaut inzwischen sehr genau hin: Welche Gutscheine wurden ausgegeben? Waren Barauszahlungen möglich? Wurden Drittgutscheine ausgeschlossen? Und vor allem: Ist die Dokumentation lückenlos?

Der folgende Überblick zeigt die aktuellen Anforderungen und worauf Arbeitgeber unbedingt achten sollten.

Gutscheine und Sachbezüge für Arbeitnehmer – aktuelle steuerliche Anforderungen

Geldleistung oder Sachbezug – der entscheidende Unterschied

Nach § 8 EStG gilt: Geldleistungen sind steuerpflichtig, wenn der Arbeitnehmer über einen Geldbetrag verfügen kann. Dazu zählen:

• zweckgebundene Geldzahlungen,
• nachträgliche Kostenerstattungen,
• geldähnliche Vorteile („Geldsurrogate“),
• sog. Geldgutscheine.

Beispiel:
Erstattet der Arbeitgeber einen vom Arbeitnehmer gekauften Gutschein, liegt steuerpflichtiger Barlohn vor.

Ein Gutschein ist nur dann steuerfrei als Sachbezug zu behandeln, wenn beide Voraussetzungen erfüllt sind:

1. Beschränkung auf Waren oder Dienstleistungen: Der Gutschein darf ausschließlich zum Bezug von Waren oder Dienstleistungen berechtigen – beim Arbeitgeber selbst oder bei klar definierten Drittanbietern. Nicht zulässig: Gutscheine, mit denen andere Gutscheine (z. B. Amazon, Zalando) erworben werden können.
2. Vorgaben des Zahlungsdiensteaufsichtsgesetzes (ZAG): Der Gutschein muss unter die Ausnahme des § 2 Abs. 1 Nr. 10 ZAG fallen, d. h. er darf nur bei einem begrenzten Kreis von Akzeptanzstellen oder für ein klar begrenztes Waren- oder Dienstleistungsspektrum einlösbar sein (z. B. City Cards, Einzelhandel, bestimmte Produktgruppen). Nicht zulässig: Gutscheine, die auch für Produkte von Fremdanbietern (z. B. Marketplace) einlösbar sind.

Bei Lohnsteuer- und Sozialversicherungsprüfungen wird kontrolliert:

• Ob Drittgutscheine erworben werden konnten,
• ob Barauszahlung möglich war,
• ob der Arbeitgeber dies kontrolliert und dokumentiert hat.

Fehlt eine lückenlose Dokumentation, unterstellt die Finanzverwaltung regelmäßig eine Nutzungsmöglichkeit und fordert Steuern und Sozialversicherungsbeiträge nach.

Hinweis

• Für jeden Gutscheinanbieter eine Lohnsteuer-Anrufungsauskunft beim Finanzamt einholen (AGB und Vertragsbedingungen vorlegen).
• Keine Gutscheine mit Drittgutschein-Funktion einsetzen.
• Anbieter regelmäßig auf Sortiment und Bedingungen prüfen.
• Schriftliche Zusatzvereinbarung mit Arbeitnehmern: Keine Umwandlung in Geld, kein Erwerb weiterer Gutscheine.

Fazit:

Die steuerfreie Gewährung von Gutscheinen bietet Arbeitgebern weiterhin attraktive Gestaltungsmöglichkeiten. Gleichzeitig zeigt die Praxis, dass kleine Unschärfen bei der Auswahl oder Handhabung schnell zu steuerpflichtigem Arbeitslohn führen können. Eine sorgfältige Umsetzung ist daher unverzichtbar, um die Vorteile des Sachbezugsmodells sicher zu nutzen.

Allgemeiner Rat

Es lohnt sich, die internen Prozesse rund um Gutscheine klar zu definieren und regelmäßig zu überprüfen. So stellen Arbeitgeber sicher, dass die eingesetzten Modelle den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und im Prüfungsfall Bestand haben.

 

(Quelle u.a.: Mandantenrundschreiben Februar 2026)

Mehr lesenswerte News, Aktualisierungen und Wissenswertes lesen sie in unserem aktuellen Mandantenrundschreiben: HIER geht’s zum PDF!

Sie haben Fragen zu diesem Thema?
Kein Problem! Wir beraten Sie gerne. Einfach mailen oder anrufen!