E‑Rechnungspflicht: Was jetzt wichtig wird

Die neue E‑Rechnungspflicht bringt für Unternehmen weitreichende technische und organisatorische Anforderungen – und wer jetzt sauber vorbereitet, vermeidet spätere Risiken beim Vorsteuerabzug.

E‑Rechnungspflicht: Was jetzt wichtig wird

Die verpflichtende Einführung strukturierter E‑Rechnungen ist eine der größten umsatzsteuerlichen Veränderungen der letzten Jahre. Viele Unternehmen haben bereits begonnen, ihre Systeme anzupassen – doch die Übergangsfristen, technischen Anforderungen und Fehlerkategorien sorgen weiterhin für Unsicherheit.
Die folgenden Hinweise aus der DATEV‑Mandanteninformation (August und September 2026) geben einen Überblick über die wichtige Punkte und Besonderheiten. Für Unternehmen, Stiftungen und Selbstständige ist jetzt entscheidend: Prozesse rechtzeitig prüfen, Systeme aktualisieren und interne Abläufe klar definieren.

Was Unternehmen bei der E-Rechnungspflicht beachten müssen

Noch bis zum 31.12.2026 ist die Ausstellung von E-Rechnungen freiwillig. Bei einem Vorjahresumsatz des Rechnungsausstellers bis 800.000 Euro verlängert sich diese Frist noch bis zum Ablauf des Jahres 2027. Eine klassische PDF-Datei, die per E-Mail verschickt wird, gilt seit 2025 ausdrücklich nicht mehr als E-Rechnung im umsatzsteuerlichen Sinne. Stattdessen sind Formate wie XRechnung oder ZUGFeRD (ab Version 2.0.1 im Profil EN 16931 oder höher) gefordert, die eine vollständigemaschinelle Verarbeitung der Rechnungsdaten ermöglichen. Da die Umstellung Fragen aufwirft, hat das Bundesministerium der Finanzen am 19.11.2024 einen begleitenden Frage-Antwort-Katalog (FAQ) veröffentlicht, der laufend aktualisiert wird. Dieser Katalog ist eine aktuelle und maßgebliche Orientierungshilfe für Unternehmen, da die wichtigsten Fragen verständlich erläutert werden.

Grundsätzlich ist davon auszugehen, dass auch bei der Erstellung von E-Rechnungen immer wieder Fehler passieren. Dabei wird seitens der Finanzverwaltung zwischen drei Fehlerkategorien unterschieden:

Formatfehler:

Diese liegen vor, wenn die Rechnungsdatei nicht den zulässigen Syntaxen bzw. deren technischen Vorgaben entspricht oder keine richtige und vollständige Extraktion zulässt. Solche Rechnungen sind keine E-Rechnungen, sondern sonstige Rechnungen.

Geschäftsregelfehler:

Solche Fehler sind inhaltliche Fehler und betreffen Inkonsistenzen innerhalb der strukturierten Datei. Dazu zählen beispielsweise widersprüchliche Angaben oder das Fehlen von Inhalten in Pflichtfeldern.

Inhaltsfehler:

Bei inhaltlichen Abweichungen von dem der Rechnung zugrunde liegenden Rechtsgeschäft, beim falschen Leistungszeitraum und anderen Unrichtigkeiten spricht man von Inhaltsfehlern.

Nicht nur den Ersteller der Rechnung, sondern auch den Empfänger treffen Verpflichtungen. Wer E-Rechnungen empfängt, muss sicherstellen, dass sein ERPSystem oder seine Buchhaltungssoftware eine zuverlässige Syntaxprüfung und Geschäftsregelvalidierung durchführt und das nachvollziehbar dokumentiert. Fehler in der Rechnung sind weniger für den Aussteller der Rechnung, sondern eher für den Empfänger der Rechnung problematisch, da bei einer fehlerhaften Rechnung der Vorsteuerabzug fraglich ist.

Hinweis
Schon jetzt sollte geprüft werden, ob das Buchhaltungs- oder ERP-System E-Rechnungen empfangen und idealerweise automatisiert auf Format- und Geschäftsregelfehler validieren kann. Zwar besteht lediglich die Pflicht, E-Rechnungen seit dem 01.01.2025 empfangen zu können. Eine automatisierte Validierung ist jedoch empfehlenswert, um Fehler frühzeitig zu erkennen. Bei fehlerhaften Eingangsrechnungen sollte zeitnah eine Berichtigung veranlasst werden, da Mängel im Einzelfall den Vorsteuerabzug beeinträchtigen können.

Weitere Besonderheiten bei der Erteilung einer E‑Rechnung

Besondere Unternehmer wie Vereine und Kleinunternehmer:

Grundsätzlich sind auch Vereine, soweit sie unternehmerisch tätig sind, von der Pflicht zur Erstellung von E-Rechnungen für die von ihnen erbrachten Leistungen betroffen. Soweit der Verein rein ideell aktiv ist, muss jedoch weder eine Möglichkeit zum Empfang noch zum Versand von E-Rechnungen bestehen. Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen stets befreit, können aber dennoch freiwillig E-Rechnungen ausstellen. Allerdings müssen auch Kleinunternehmer in der Lage sein, E-Rechnungen empfangen zu können.

Sammelrechnung:

Auch in einer E-Rechnung ist es zulässig, den Kalendermonat als Leistungszeitpunkt anzugeben, daher können mehrere in einem Monat erfolgte Leistungen in einer einzigen E-Rechnung zusammengefasst werden („Sammelrechnung“).

Berichtigung:

Sofern bei der ursprünglichen Erstellung der Rechnung eine Pflicht zur Ausstellung als E-Rechnung bestanden hat, muss auch die Berichtigung als E-Rechnung erfolgen. Allerdings kann innerhalb der Übergangsfristen eine Rechnungsberichtigung weiterhin auch ohne Verwendung des E-Rechnungsformates (z. B. per Papier-Rechnungsberichtigung) vorgenommen werden. Wichtig dabei ist, dass sich das Berichtigungsdokument spezifisch und eindeutig auf die ursprüngliche E-Rechnung bezieht.

Bauleistung:

Bei einer E-Rechnung über eine Bauleistung ist es derzeit noch ausreichend, wenn im strukturierten Teil als Leistungsbeschreibung nur die einzelnen Gewerke mit den entsprechenden Summen enthalten sind. In diesem Fall sollte allerdings in Anlage eine detaillierte Aufschlüsselung nach dem Leistungsverzeichnis enthalten sein, auf die im strukturierten Teil eindeutig hinzuweisen ist.

Anzahlungs-, Voraus- und Abschlagsrechnungen:

Sind derartige Rechnungen vor dem Stichtag für die verpflichtende Ausstellung einer E-Rechnung erteilt worden, müssen diese selbst dann nicht (auch nicht erneut) als E-Rechnung übermittelt werden, wenn Leistungserbringung und Zahlung erst nach diesem Stichtag erfolgen.

Endrechnung:

Im Prinzip muss auch eine Endrechnung in einem E-Rechnungsformat erteilt werden. Dabei kann die Absetzung der vereinnahmten Teilentgelte in einem beigefügten, unstrukturierten Anhang erfolgen, wenn im strukturierten Teil der ERechnung ausdrücklich auf diese Anlage hingewiesen wird. Dies ist auch über den 31.12.2027 hinaus möglich.

Aufbewahrung:

Bei einer E-Rechnung ist zumindest deren strukturierter Teil so aufzubewahren, dass er unversehrt in seiner ursprünglichen Form vorliegt. Es genügt nicht, lediglich eine ausgedruckte Papierversion oder eine konvertierte PDF-Ansicht aufzubewahren. Der originale strukturierte Datensatz – also die XML-Datei oder der eingebettete XML-Teil einer ZUGFeRD-Datei – muss unveränderbar gespeichert werden. Unternehmen sollten prüfen, ob ihre Archivierungssysteme diese Anforderung erfüllen.

Fazit:

Die E‑Rechnungspflicht ist kein rein technisches Thema, sondern betrifft Prozesse, Verantwortlichkeiten und die gesamte Rechnungslogik im Unternehmen. Besonders wichtig für KMU, Stiftungen und Selbstständige:

• Systeme frühzeitig testen – nicht erst kurz vor Fristende.
• Eingangsrechnungen konsequent validieren, um Risiken beim Vorsteuerabzug zu vermeiden.
• Archivierung prüfen: XML‑Daten müssen unverändert und revisionssicher gespeichert werden.
• Interne Abläufe klar definieren (Wer prüft? Wer korrigiert? Wer dokumentiert?).

Wer diese Punkte rechtzeitig angeht, reduziert Fehler, vermeidet spätere Diskussionen mit der Finanzverwaltung und schafft eine stabile Grundlage für die digitale Rechnungsverarbeitung.

 

(Quelle u.a.: Mandantenrundschreiben August + September 2026)

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